גאנט תוכן הוא כלי ניהולי רב עוצמה המאפשר למנהל/ים בקרה, שליטה, תזמון פעילויות ובקרה על כל מהלך מתוכנן.
לכל מהלך / אירוע משמעותי ניתן להכין גם תרחישי אירוע לתגובה מהירה.
בפירמות מתקדמות כל יחידה עסקית מנהלת תהליך תכנון מפורט ובהמשך מתזמנים את כלל הפעולות לכדי תבנית תכנון כוללת של כלל יחידות הפירמה.
ראוי כי לוח התכנון המפורט יהיה גלוי לכל המנהלים וגם נכון לעשות בו שימוש לצורך דווח תקופתי (שבועי/חודשי…) על עמידה במטרות/יעדי הפעילות, כאשר בהיבט הניהולי יהיה זה נכון שכל מנהל יחידה עסקית יכין את פירוט פעילות יחידתו.
לוח גאנט פותח לפני למעלה מ-100 שנים ע"י הנרי גאנט (Henry Gantt) והוא ניתן להתאמה כמעט בכל תחום פעילות עסקי.
מה צריך לכלול בלוח התכנון?
לוח התכנון צריך לכלול כל פעילות המבוצעת במסגרת ההיערכות העסקית של הפירמה, אין צורך לחשוש מפירוט הפעולות.
ככל שתעשו שימוש בלוח התכנון תלמדו מה כדאי להכניס לתבנית התכנון ועל מה אפשר לוותר.
לוח התכנון אשר הוכן על ידי כולל את כל חגי ישראל וימים לציון מיוחד. על אלו נכון להוסיף את כל ימי החופשה, ההיעדרות או ההדממה של פעילויות החברה.
דוגמה סכמטית של תכנון פעילויות בתחום המכירות:
*בצד ימין לכל חודש / תקופת תכנון יש להוסיף את פירוט הפעילויות, כמו לדוגמה:
- ביקורי לקוחות קיימים
- מכירות ללקוחות קיימים
- גיוס לקוחות חדשים
- הכנסות (ברוטו / נטו)
- החזרות
- הדרכה מקצועית ללקוחות
- הדרכה מקצועית לאנשי מכירות
- השקת מוצר חדש
- מבצע קידום מכירו
- קמפיין פרסומי בערוצים….
- תגובה לפעילות מתחרה
- דווח חודשי/תקופתי
- תערוכה בארץ
- תערוכה בחו"ל
*בצד שמאל, בכל חודש תכנון יש להוסיף את תחומי האחריות:
המטלות (בסעיפים בצד הימני) תהיינה פועל יוצא של יחידת התכנון: שיווק, מכירות, פיתוח מוצרים, לוגיסטיקה, שירות… וכ"ו. הטלת האחריות מחייבת בין היתר על דיווח בנוגע לביצוע ובכך הופך לוח התכנון לכלי דיווח אחיד לכלל מנהלי היחידות בחברה.
עשו שימוש בצבעים גם ליחידות לוח הזמנים וגם לפעולות. שימוש בצבעים מקל מאוד על מי שמביט ובוחן את הגאנט להעריך את הביצועים וההישגים שלכם.
לוח הגאנט הניתן לכם כבסיס לתכנון בנוי על תוכנת אקסל המצויה כמעט בכל משרד ובכל מחשב.
ניתן לעשות שימוש בבסיסי לוחות תכנון מתקדמים יותר (המחייבים רכישה) ואלו עשויים להציע מגוון אפשרויות (בעיקר ויזואליות), נוספות.
דוגמאות לתוכנות קיימות לתכנון פעילויות
מומלץ מאוד לבקר ולצפות בדוגמאות השונות:
—
למעוניינים בסיוע ניתן לפנות במייל לכותב המאמר.
לבניית לוח גאנט לתכנון פעילויות מותאם לחברה שלכם ניתן ליצור קשר (השירות כרוך בתשלום).
יוסי בר-אל | דוא"ל: jossy@integral.ms
