מדריך: איך למקסם את החזר ההשקעה מאירוע עסקי? // עדי יזדי דננברג

אחרי חופשת הקיץ ורגע לפני החגים מגיע חודש ספטמבר, הידוע כחודש החם של האירועים העסקיים בישראל. חודש שמביא עמו רשימה ארוכה של אירועים עסקיים איכותיים, ביניהם ה-DLD, Watech, חדשנות בתעשייה, הרמת כוסית ב-SOSA, הרמת כוסית ב-Wework, כנס איצטדיון הסטארט-אפ, כנס ה-M-health, ועידת העסקים בסין, והם רק חלק קטן ומייצג של האירועים שחלו החודש. אם לא הוזמנתם או ביקרתם לפחות בשניים, ראו זאת כנורת אזהרה. כי מי שלא שם, לא קיים.

על אף החידושים הרבים באמצעי השיווק שיש  לשוק להציע היום, לא נס ליחם של האירועים העסקיים כפלטפורמה שיווקית טובה לקידום העסק שלכם.

על מנת לארגן אירוע עסקי מוצלח ולמקסם את ההחזר על ההשקעה שלכם, כדאי שתקראו את הטיפים הבאים:

1. הגדירו KPI's – Key performance Indicators לכל אירוע

מה המטרות והיעדים העסקיים לשמם יזמתם את האירוע? מה הציפיות שלכם? מהם מדדי ההצלחה? המדדים יכולים להיות איכותיים או כלכליים. למשל, חדירה לשווקים חדשים, איתור קהל יעד חדש, יצירת או חיזוק מיצוב בתחום מסוים, כמות חשיפות תקשורתיות, שימור לקוחות, גיוס לקוחות חדשים, הגדלת שביעות רצון לקוחות, הגדלת מודעות למותג, שיפור חוויית לקוח, יצירת שיתופי פעולה אסטרטגיים וכו'.

2. התוכן הוא המלך

בעידן שבו אנו מוצפים בתכנים, הקרב על תשומת הלב קשה ועוצמתי אף יותר מהקרב בין המתים המהלכים לבין ג'ון סנואו וחבורתו. וכבכל סצנת קרבות מפוארת, כדי לכבוש את הקהל, תצטרכו להביא לא פחות מדרקון יורק אש או שלושה. חישבו על הערך המוסף שיגרום ללקוחות לפנות מזמנם היקר ולהגיע דווקא לאירוע שלכם. למשל, חשיפת הטרנדים החמים בתחום, הזדמנות לפגוש קאדר משקיעים נחשק, מרצה אטרקטיבי מחו"ל, הקניית מיומנות ייחודית, כמו How to Pitch, הופעה של אומן על חושי או זמר לאומי ועוד.

3. אם התוכן הוא המלך, אז קהל היעד הוא המלכה האם

טירגוט מדויק חשוב לא פחות מהתוכן, להצלחתו של האירוע העסקי ומהווה את אחד
ה-KPI's המרכזיים. כיום, ישנם כלים דיגיטליים יעילים שעלותם יחסית נמוכה, כמו פייסבוק, לינקדאין, Meetup's וקבוצות עניין דרכם ניתן להגיע לקהל ממוקד.

4. Location, Location, Location

בחרו מיקום מרכזי ואטרקטיבי. הזמן הוא מצרך יקר, ואין מה לעשות, עדיין, אירועים מחוץ לגבולות תל-אביב רבתי יהיו מושכים פחות. בחרו מיקום לא שגרתי שמשדר "איניות" ופינוקים. היום השוק מציע שלל של Hubs בעיצוב ואווירה הייטקיסטית, מועדון בדרום העיר, מסעדת שף נחשבת.

5. הכינו מראש תוכנית Networking

פלחו מראש את רשימת הנרשמים, סמנו מי לקוח קיים, מי לקוח פוטנציאלי, תפקיד, תחום, עם מי מהמתחרים הוא  עובד, ולבסוף סמנו את הטרגטים החשובים לגביהם אתרו מידע מקדים, בצעו מיפוי קשרים דרך הלינקדאין, הריצו את שמם בגוגל, גייסו את טובי העובדים בעלי יכולות תקשורת בינאישית גבוהה במשרד, וחלקו ביניהם את הטרגטים. אחת השיטות לזהות את הטרגטים במהלך הכנס היא לבדל אותם באמצעות סימון ייחודי, כמו שרוך בצבע בולט או הצמדת דגלון לתג המשתתף. אפשרות נוספת היא לנסות לתאם פגישות עם הטרגטים מראש.

6. Offsite – לא מה שחשבתם

יום מחוץ למשרד, השמש זורחת, הקפה טעים, החברה נעימה, נוף לים הכחול, נראה לכם שהשמיים מחייכים אליכם ומצפה לכם יום קליל. צר לי להיות הורסת שמחות, רבותיי, באתם לעבוד!
זה הזמן לאתר את הטרגטים שסומנו מראש, וגם אפשר לצוד כמה שלא. לנסות לייצר שיחת "שבירת קרח". כאן המקום להיעזר במידע שאיתרתם לגביו בפייסבוק או בגוגל.

7. After Party

אתרתם לפחות 75% מהטרגטים שלכם, יצרתם קשר ישיר עם 50% מהם, פגשתם עוד כמה על הדרך, יצאתם עם מידע מעניין, תובנות ומספר כרטיסי ביקור, אל תמהרו לטפוח לעצמכם על השכם. אתם רק במחצית הדרך.

8. Follow Up

בסיום האירוע ערכו לכם רשימת מסקנות ופלחו את כרטיסי הביקור מהחשוב ביותר ועד ללא רלוונטי, ציינו מי  מהם היו ברשימת הטרגטים ואיזה  לידים נוספים השגתם. במצב אידיאלי, מומלץ לכתוב לליד החם עוד באותו יום. גם יום למחרת זה בסדר גמור, תוך 4 ימים – שבוע, סביר, עד שבועיים – אתם על הקצה. מעבר לזה, סביר להניח שהוא כבר לא יזכור אתכם או שפנה למישהו אחר. ועכשיו בואו נהיה ריאליים, לא מצליחים לחזור לליד תוך יום? אתם בחברה טובה. במחקר שנערך ביולי האחרון בקרב 150 מנהלי שיווק של חברות בינוניות וגדולות בארה"ב, רק 2% ציינו שהצליחו לחזור לליד באותו יום, כ-25% תוך 3-1 ימים, והרוב ציינו שהם חוזרים ללידים בין 13-4 ימים.

9. Keep in Touch

גם אם הטרגט של היום לא הפך ללקוח של מחר, שמרו עמו על קשר אישי, ברכו אותו בחגים, שלחו לו מאמרים מעניינים, הזמינו אותו לכנסים, ודאגו להישאר תמיד בסביבה. לעולם לא ניתן לדעת מתי תצוץ ההזדמנות הבאה, ואתם רוצים להיות הראשונים שהוא יפנה אליהם בשעת הצורך.

10. שורה תחתונה – ROI

בחנו אם השגתם את היעדים שהצבתם. לא כל יעד ניתן לכמת כספית. למשל, קשה לאמוד את השווי של הפרסומים בתקשורת, וכתבת דבל ודאי שווה הרבה יותר מידיעה בקצרים, אך כן ניתן לשאול מספר שאלות על מנת  לקבל מושג לגבי מידת הצלחת האירוע:

• האם מספר הנרשמים האיכותיים מכובד ותואם את הציפיות?
• האם הגעתם לקהל היעד שפילחתם?
• האם איתרם לידים טובים? כמה מתוכם בתהליך או אף הבשילו לכדי מכירה?
• כמה שיתופי פעולה יצרתם?
• האם הרחבתם את רשימת התפוצה שלכם?
• האם הצלחתם לייצר עניין תקשורתי? כמה פעמים הופעתם בתקשורת ?
• שלחו שאלון שביעות רצון לאחר האירוע, והפיקו לקחים לאירוע העסקי הבא.

לארגן אירוע עסקי מוצלח זו משימה מורכבת, אבל בהחלט שווה אם האירוע יענה על הציפיות שלכם ויקדם את המטרות העסקיות. בהצלחה!

הכותבת הנה סמנכ"ל שיווק של קבוצת ריינהולד כהן, פירמת הקניין הרוחני הוותיקה והגדולה ביותר בישראל, המתמחה ברישום, הגנה, בניית אסטרטגיה, ליטיגציה, רישוי ומסחור של זכויות קניין רוחני בכל התחומים לרבות: פטנטים, סימני מסחר, עיצובים וזכויות יוצרים.