גייסתם עובד.ת חדש.ה למחלקת השיווק ? נאחל לכם ולו/לה המון בהצלחה.
השקעתם משאבים וזמן יקר בגיוס העובד.ת החדש.ה וכעת עליכם להכשיר ולהדריך אותם בצורה הטובה ביותר על מנת שיוכלו להשתלב במערך השיווק ולבצע את עבודתם על הצד הטוב ביותר
אחד הדברים שצריך לזכור הוא שתהליך קליטת עובד חדש הינו מקור לאנרגיות חיוביות גם של המעסיק וגם של העובד – בכל זאת משהו חדש מתחיל עכשיו.
לכולם יש מערכת ציפיות גבוהה כי הרי עברנו תהליך מיון ארוך בדרך כלל ואנחנו בטוחים שזה ה BEST FIT שיכולנו למצוא.
אבל אז מתחיל תהליך הקליטה וההכרות ראשוני עם המערכות האנשים המנהלים וכל העניינים האדמניסטרטיבים הכרוכים בקליטת עובד חדש.
כבר בתחילת התהליך חשוב להשקיע בתכנון החפיפה של העובד.ת וליידע את העובדים במחלקות השונות על השינויים הארגוניים שעתידיים להגיע.
כדי לשמר את רמת המעורבות הגבוהה של העובד, כדי לא להוריד לו את המוטיבציה צריך לייצר תקשורת פתוחה: להגדיר את מערכת הציפיות ולדבר עליה גם במשך תקופת הקליטה.
לבנות לו"ז לימודים וחפיפה ולדאוג כל הזמן לשמור על קשר עם העובד בתהליך ולוות אותו.
והכי חשוב – להתחיל לערב אותו בפרוייקטים שמתקיימים בארגון/צוות. לתת מקום לביטוי ליצירתיות שבו, לפעמים עובד חדש יספק רעיונות חדשים מהמקום שהוא לא "שבוי" במה שאנחנו רגילים לראות ובכך גם נתנו לו אפשרות להרגיש חלק אינטגרלי מהצוות.
צריך להבין שהאתגרים הניצבים בפני איש שיווק הנכנס למערכת חדשה הם רבים ומגוונים.
לא רק שהוא צריך ללמוד המון דברים חדשים: תרבות ארגונית, אדמניסטרציה, מוצרים, אתגרים – הוא נדרש גם להוכיח את עצמו בתהליך
אז מה כדאי לעשות כדי להפוך את עובד השיווק החדש לחלק אמיתי מהארגון ?
לתכנן את החפיפה כמו את המשפך השיווקי
מומלץ לבנות את ההכשרה כמו המשפך השיווקי החל משלב המודעות הכולל חשיפה למידע רלוונטי והכרות עם הסביבה העסקית, החזון, תכנוית העבודה, האסטרטגיה השיווקית, היעדים ומטרות וכל מידע שיכול לסייע להם להכיר את הארגון על כל חלקיו.
השלבים שיאפשרו לעובד "מעורבות וגילוי" הם: הכרות עם לוח המשימות במערך/ מחלקה והכרות עם המשימות שלו, סיוע בקידום הרעיונות והפיתוח שלהם.
כמו שבמשפך השווק אנחנו מדברים על שימור הלקוח ונאמנות כך הציפייה היא שמשיך לוודא מעורבות מתמשכת של העובד ושיפור מתמיד.
להתחיל בסקירה כללית
התחילו בסקירה כללית : מה הפעילויות העיקריות של החברה, מה גודל החברה, שוק היעד שלה, מי הם המתחרים העיקריים שלה, באילו ערוצי שיווק היא משתמשת.
מה הן המטרות והיעדים, המשימות של החברה, הערכים על פיהם היא פועלת, התרבות והקודים הארגוניים, ערכי המותג, המוצרים והבנה כללית על תחום העיסוק.
משימה לעובד : אחרי הסקירה הזו יש לבקש מהעובד.ת החדש.ה להכין מצגת קצרה המתבססת על מה שהוא.היא יודע.ת
זה מאפשר לראות בבהירות ולקבל נקודת מבט טרייה על האופן שבו הוא.היא מבין.ה ורואה את הדברים ומאפשר להדגיש ולהרחיב על בסיס מה שנקלט עד כה.
מניסיון ה"מצגת" הראשונית הזו משקפת דברים שלפעמים איננו מצליחים לראות אבל מי שמגיע מבחוץ יכול להבחין בהם.
לדבר על החזון וגם על הדרך
הרבה פעמים נוטים שלא לדבר ישר על ה"חזון" או שמדברים עליו בחטף. מומלץ לדבר על החזון כבר מהתחלה ולחזור מידי פעם בתהליך הקליטה על האופן שבו אנחנו מיישמים אותו .
מומלץ לספר את הסיפור הארגוני של מה עשינו בשנים האחרונות, מה השתנה , על מה שמנו דגש. זה יסייע לעובד הנקלט להכיר את הסיפור הארגוני ולהתחבר לארגון טוב יותר.
מדדים ותובנות
יש להכיר לעובד את המדדים המרכזיים ואת האופן שבו נאספים הנתונים.
בתקופת העבודה הראשונה יש ללוות את הפעילות תוך הדגשה של המשימות המשפיעות על המדדים ולוודא שהעובד מכיר ויודע מהן הציפיות וכיצד הן נמדדות.
משימה לעובד החדש : כדאי להראות לעובד דוחות קודמים וכיצד באה לידי ביטוי הפעילות הנמדדת בהסתכלות לאחור ובשוטף, ללמד אותו את השפה על מנת שיוכל להבין כיצד הדברים באים לידי ביטוי וכיצד לנתח את הנתונים ולחבר אותם לפעילות המתבצעת.
אומנות החיבור
חשוב שהעובד יכיר את המבנה הארגוני ואת ממשקי העבודה החשובים אשר יש לו השפעה עליהם והפוך. למשל הממשק בין מחלקת שיווק למחלקת מכירות. חשוב למפות מי האנשים שכדאי להפגיש את העובד החדש עימם וילמד את נקודת המבט שלהם על תהליך העבודה. למשל להפגיש את איש השיווק החדש עם איש המכירות שיתן לו המחשה של האופן בו הוא עובד עם לידים, איזה סוג לידים מייצרים יותר הצלחה, כיצד נאסף המידע בצד של המכירות, חשיפה לשיחות מכירה ועוד.
חשוב שהעובד יכיר את "כל שרשרת האספקה " והמבנה ההיררכי, כך שיכיר את הגורמים האחראים על התהליך –הייצור, מכירות, אספקה, קשר עם השטח ועוד.
משימה לעובד החדש : בקשו מהעובד לכתוב מה מחלקת שיווק יכולה לעשות כדי לשפר את ממשקי העבודה שלה ומערכות היחסים עם המחלקות אליהן נחשף.
כוחה של תצפית על סגנונות בעלי תפקידים שונים במחלקת השיווק
במסגרת החפיפה יש לאפשר לעובד החדש להיות צמוד יום או חצי יום לעובדי שיווק מנוסים באותה מחלקה. זה אמור לתת לעובד יכולת להתרשם מגישות שונות ולהכיר את הפונקציונליות של התפקיד שהוא אמור לבצע.
חשוב לספק לעובד החדש הכרות עם הצוות שהוא חלק ממנו, להסביר כיצד עובדים יחד בצוות, למי ניגשים עם יוזמות ורעיונות חדשים, האם יש ישיבות צוות, מהן הדרכים לתקשורת בצוות ומה הנושאים שהצוות אחראי עליהם.
משימה לעובד : בקשו מהעובד לכתוב תיאורי תפקיד של עובדי השיווק שצפה בהם לרבות פירוט האתגרים שלהם וכן תיאור תפקיד הצוות.
היכרות עם הכלים והטכנולוגיות
יש למפות את כלל התוכנות, היישומים, הנכסים הדיגיטליים והכלים שהעובד אמור לעבוד איתם ולהכיר אותם לעובד.ת באופן כזה שיוכל לתפעל ולנהל אותם ולנתח את הפעילות שלהם (דף עסקי, מייל ארגוני , כלים לניהול וובינר, כלים לניהול קמפיינים, איזור הדוחות התפעוליים / ארגוניים ועוד) . כדאי לספק סקירה כללית של כלל הכלים ואת המטרות של כל אחד מהם כך שתהיה לעובד תמונה כללית של כלל הכלים והיכולות. הכרות כללית עשויה לסייע להבנת המערכת עצמה ולראייה שלמה יותר של הפעילות.
משימה לעובד החדש: לבקש מהעובד לרשום כמה תובנות לגבי חוזקות ופערים טכנולוגיים בארגון . לפעמים העובד בא מארגון אחר ויש לו יכולת השוואה – משימה זו תסייע לארגון לחשוב שוב על הכלים והטכנולוגיות בשירות המשימות. את המשימה הזו כדאי לתת לעובד לאחר תקופת הכרות ראשונית עם המערכת ועם הפעילות.
הבנת סדר היום וליווי
לאחר שהסברנו לעובד החדש על החברה, על הטכנולוגיה והכלים בהם אנו עושים שימוש, חשפנו אותו לממשקי העבודה ולאופן שבו אנשים אחרים מתפקדים הגיע הזמן להתעמק בפונקציה הספציפית של המועסק החדש.
מומלץ להעביר לעובד את אופי הפעילויות עליהן הוא מופקד לרבות המשימות היומ – יומיות.
עכשיו צריך לעבור עם העובד החדש על התהליכים שהוא צריך להיות מעורב בהם. מומלץ לתת לו לבצע בעצמו , לבקש ממנו לשקף ולהדגים מה בוצע, לוודא שאכן יש הטמעה והבנה של הדברים ולתת תמיכה היכן שצריך.
לא להתחיל מאפס ולאפשר לעובד חדש ללמוד גם מכשלונות / הצלחות מהעבר
לספר לעובד איפה הוא יכול למצוא דוגמאות למיזמים שעשינו בעבר, מצגות , תהליכי השקה, קמפיינים ועוד. אלו יכולים לספק לו השראה לתיכנון תהליכים עתידיים.
צריך לזכור שלעובד חדש אין את הידע לגבי פרוייקטים שעשינו – מומלץ לחשוב איך לתת לו מידע וגישה לידע קודם כדי שיוכל ללמוד מתוך מה שעשינו.
גם את רומא לא בנו ביום אחד
כדאי ללוות את העובד בתקופה מוגדרת כלשהי ולתת לו אפשרות לשאול שאלות ולתת לו משוב מתאים לאורך תקופת הקליטה.
כדי לקבל עובד מצליח נדרשים הכשרה וליווי מתאים וההצלחה הזו לא נבנית ביום אחד.
זה דורש מהארגון הרבה – וכדאי למנות גורם אחד שאחראי להסתכלות הכוללת על התהליך .
בכל אחד מהשלבים שהעובד עובר יש להתאים את הליווי והכלים המתאימים לעובד.
עובד בתחילת דרכו צריך ליווי צמוד והסברים מרובים גם אם הוא בעל נסיון רחב עד שיכיר את הארגון, הדרישות, המשימות והפוקוס הנדרש ממנו.
חשוב לזכור – המשימה היא לרתום את העובד לסיפור שלנו ולא להרוג את המוטיבציה שלו.
הכותבות עוסקות בשיווק דיגיטלי ובהדרכה.
