תערוכות בחו"ל הן הזדמנות מדהימה לחברות רבות אשר מנהלות עסקי מסחר בכל העולם והן תופסות סעיף משמעותי ויקר ביותר בתקציב השיווק.
עם זאת, עדיין ניתן 'לפספס' את ההזדמנות הזו ולא לעמוד במטרות שתוכננו במקרה הטוב או להפסיד הרבה מאוד כסף שלא תוכנן במקרה הפחות טוב…
יש המון נושאים שיש לשים עליהם את הדעת.
גייסנו את הצוות שלנו והניסיון שלו על מנת לבנות עבורכם סוג של צ'ק ליסט מהיר והכרחי של דברים משלב התכנון, דרך התערוכה עצמה בפועל שיש לשים עליהם את הדעת מראש.
על כל אחת מהנקודות פה ניתן להרחיב המון ואת זה נעשה במאמרים הבאים.
תכנון מוקדם
אנחנו ממליצים להתחיל לתכנן כל תערוכה לפחות 5-6 חודשים לפני ולבנות ציר זמן ותוכנית עבודה הכוללת הכל.
בעולם הזה לחלוטין זמן שווה כסף באופן ישיר.. כל הזמנה שתעשו מאוחר יותר אצל המארגנים תעלה הרבה יותר.
כל שילוח שיתפספס יאלץ להישלח אחרת ויקר יותר.
חשוב ברגע שמחליטים על התערוכה ליצור לוח זמנים מדויק הכולל בין היתר:
שילוחים של הביתן, הציוד לתערוכה, ייצור ושילוח המתנות, הפקת החומר הגראפי לחלוקה בביתן, הזמנת ויזה לצוות החברה אם יש צורך בכזו, הזמנת בתי מלון וטיסות (בתערוכות פופולאריות לעיתים חודשים ארוכים לפני התערוכה רוב המלונות מלאים ), הזמנת רכבים אם צריך (מאותה סיבה), דד ליין של הזמנות מול מארגני התערוכה (הזמנת שטיח, תאורה, תלייה, כניסה ויציאה מהאולם, תגים ועוד.
לכל דבר יש דד ליין שלאחריו יש קושי לקבל את השירות וזה תמיד ילווה בקנס לא קטן..)
בחירת התערוכה הנכונה
עם אלפי תערוכות המתקיימות ברחבי העולם כל הזמן בכל תעשייה, חשוב מאוד לבחור את התערוכה הנכונה.
יש לקחת את כל הפרמטרים הרלוונטיים (יפורט בהמשך) ולחקור את הנושא.
תקציב
אם עדיין לא הוגדר תקציב לתערוכה, זה זמן טוב לעשות את זה… 🙂
יש נושאים רבים שאסור לשכוח כי כל אחד מהם עשוי לגדול לממדי ענק.
לדוגמה:
- עלות ההשתתפות בתערוכה
- עלות הביתן עצמו
- עלות כל השירותים הנלווים לביתן (ריהוט, שטיחים, עלויות של מארגני התערוכה)
- עלות ייצור והטסת המוצרים שיהיו מוצגים בתערוכה
- כמות הנציגים בתערוכה (טיסות, הלנה, אש"ל)
- מתנות ושאר עלויות השיווק לפני ואחרי התערוכה
חשוב מאוד!!! בתערוכות בארה"ב יש הרבה מאוד שירותים שניתנים על ידי האיגודים המקצועיים ועשויים לנפח את הוצאות התערוכה, המוכרות לכם משאר העולם, בצורה משמעותית.
על נושא זה נכתוב בהרחבה במאמר נפרד, אבל ודאו שאתם מכירים את הנושא.
דברו עם צוות EVENTEAM שיוכלו להכין אתכם לעלויות אלו ולייעץ לכם כיצד ניתן לחסוך חלק מהן בצורה משמעותית.
בחירת המיקום הנכון בתערוכה.
לא תמיד השטח הגדול ביותר שהחברה יכולה להרשות לעצמה מבחינת העלות, הוא האפשרות הטובה ביותר לעסק.
יש לזכור שהתערוכות בחו"ל הן תערוכות ענק ולעיתים קרובות נפרסות על פני אולמות רבים.
אם תחום הפעילות שלכם נמצא באולם מסוים ואתם נמצאים באולם אחר, כמה שהביתן שלכם יהיה גדול ומושך, הסיכוי שמבקרים רבים יצעדו דקות ארוכות עד למיקום שלכם כדי לראות אתכם כשיש להם מקבץ ענק של כל המתחרים מרוכזים באולם אחר נמוכים ביותר.
שאלות לדוגמה שיש לשאול בנושא:
- האם אתם רוצים להיות קרובים לאטרקציה המרכזית?
- ליד הכניסה?
- מרכז התערוכה או דוכן פינתי?
- מה מיקום המתחרים שלכם?
- מי השכנים שלכם בכל מקום?
- עמודים באולם, קירות חוסמים, מעברים ללא מוצא ועוד.
בחירת הביתן הנכון
אז איך אנחנו רוצים להופיע בתערוכה? באיזה ביתן?
ישנן אפשרויות רבות של ביתנים בנויים, מודולאריים ברמות שונות.
שווה להתייעץ עם בעל מקצוע שידע לתת לכם את האופציה הטובה ביותר, לאחר שכל הנושאים יילקחו בחשבון לרבות: תקציב, אילוצים גאוגרפיים (לתערוכה באירופה, ארה"ב ובמזרח יש שיקולים ואילוצים שונים)
תוכנית התערוכות שלכם בהמשך אם יש כזו (לקחת בחשבון הובלות, אחסנתו של הביתן, הציוד הנלווה).
לאחר בחירת הביתן הנכון ביותר לתערוכה הספציפית, כל שנותר לבחור ספק שידע לספק את המוצר הזה הן בבחינת העיצוב והבנייה והן מבחינת ההפקה שלו בשטח התערוכה.
קצת על שיווק
ישנה חשיבות רבה לתוכנית השיווקית, בלעדיה הביתן בוודאות לא ישיג את מטרתו
- לפני התערוכה:
- פרסמו קבוע בכל המדיות והרשתות, באתר ואפילו בחתימת המייל.
- ודאו שאתם מזמינים לקוחות, ספקים ואנשי קשר אחרים שלכם לתערוכה.
- בדקו עם המארגנים איך הם יכולים לפרסם ולקדם אתכם אם בספר התערוכה, מיילים ובכל דרך אחרת. לעיתים ניתן לקבל מהם רשימת דיוור רלוונטית לכם.
- השתמשו בניוזלטר כדי ליידע את כולם שאתם משתתפים בתערוכה.
giveaways – הפכו את המתנה שלך לרלוונטית ומעניינת. זה צריך להיות משהו שהמבקר ירצה להשתמש בו ולא מתנה שתמצא את דרכה אל פח המלון כשהמבקרים יצטרכו לבחור מה חוזר איתם הביתה במזוודה ומה לא.
- במהלך התערוכה:
- בררו מה קוד הלבוש בתערוכה הזו ופעלו בהתאם בתערוכה.
- פרסום קבוע במדיות הדיגיטליות של תמונות ואירועים בתערוכה
- איסוף לידים בכל צורה שתבחרו (כרטיסי ביקור, קורא תגים)
- טיפ מניסיון – חשוב מאוד לוודא שאם לוקחים פרטים של אורח גם רושמים הערה קטנה על מי הוא, מה מצא חן בעיניו, כל דבר אחר שיקדם יצירת תקשורת יעילה גם כמה חודשים לאחר התערוכה, תקשורת שהיא מעט יותר חמה ואישית מסתם 'עוד שם'..
- ניקיון וסדר בביתן לטעמנו הוא חלק בלתי נפרד מהגורמים שיתרמו להחלטה של הלקוח אם להיכנס לביתן או לא.
ניהול הצוות בביתן
בצעו הדרכה של כמה שעות לפני התערוכה (עוד בארץ) שתכין את כל הנציגים בביתן, תלמד ותזכיר:
איך עומדים, איך פונים ללקוח מזדמן, אין מושכים אורח לביתן ומצד שני איך נפתרים בנימוס מאורח נודניק או לא רלוונטי… איך מציעים כרטיס ביקור ואיך מבררים מה מעניין באמת את הלקוח?
הדרכה כזו עשויה לסייע לצוות לא להפסיד לקוחות פוטנציאליים בגלל חוסר ההכרות שלהם עם הקודים הנהוגים או חוסר מיומנות ביצירת הקשר הנדרש בתערוכה.
תערוכה נמשכת לעיתים מספר ימים והצוות מתעייף מיום ליום כאשר הלקוח הפוטנציאלי עם עסקת המיליונים יכול להגיע לביתן רק ביום השלישי….
חשוב לשמור על הצוות. שיחות מוטיבציה בתחילת היום, שיחות סיכום בסופו.
ודאו שכל אחד יודע את מקומו ואת תפקידו בביתן, ודאו שהצוות שלכם גם נח, אוכל, מדבר עם הבית.. אך מצד שני הקפידו שהביתן שלכם יהיה מאויש בכל שעות התערוכה – ביתנים לא מאוישים בימי התערוכה זה מראה רע ביותר.
- לאחר סיום התערוכה:
ככל שתעקבו אחר הלידים שלכם מוקדם יותר, הסיכוי להפוך אותם למכירות גבוה יותר. עליכם לשמור על קשר עם הלקוחות הפוטנציאליים ולשלוח הודעות דוא"ל להמשך תוך שבוע מסיום התערוכה!
אלוהים נמצא הפרטים הקטנים…
יש דברים רבים נוספים שיש לתת עליהם את הדעת.
חשוב לזכור שלתערוכות יש זמן התחלה, זמן סיום ואין באמצע 'זמן פציעות'.
הכל צריך להיות מתוכנן בצורה מדוקדקת. אחרת תמצאו את עצמכם במהלך התערוכה (שהוצאתם עליה הרבה מאוד כסף ובניתם מערכת ציפיות גבוהה ממנה) עסוקים במנהלות, עצבניים ומבזבזים זמן יקר שבו יכולתם לשבת מול עוד לקוח פוטנציאלי..
הכותב הוא צביקה נדלר, הבעלים של חברת Eventeam המתמחה בעיצוב בנייה והפקת ביתנים לתערוכות בחו"ל.
