2018 הולכת להיות השנה הזאת, זו שבה תבנו את האתר שחלמתם עליו לארגון שלכם. יהיה בו עיצוב עדכני, תכולה אטרקטיבית, הוא יתקשר עם כל המערכות, כל מה שאפשר לרצות מאתר. אבל אתם דוחים את תחילת העבודה שוב ושוב. היי, תיכף כבר אמצע שנה. תצטרכו להתניע את התהליך הזה מתישהו. אבל מאיפה מתחילים? איך משווים בין הספקים השונים? כדאי לקחת חברה שעושה הכל או לחלק את העבודה בין ספקים שונים? כמה זמן וכסף אמור כל התהליך הזה לעלות לכם?
רגע לפני סדנת Digital Morning – סדנה אינטימית לניהול הקמת אתרים שעומדים ביעדים, בזמן ובתקציב – ריאיינו שני מרצים מהסדנה. בוריס קימלמן ושי רוזן סיפרו על האתגרים בניהול פרויקט דיגיטל וחלקו כמה מהטיפים שהם ידברו עליהם בסדנה.
הקמת אתר יכולה להיגרר שנים מקצה לקצה. איך נמנעים מחריגות בלו"ז?
בוריס: "נושא הלו"ז הוא תמיד נקודה רגישה ובעייתית. עם השנים הבנתי שלכל מטבע יש 2 צדדים ולא רק הספק "לא עמד בלו"ז" אלא גם אני בתור לקוח לא תמיד עומד בלו"ז. חשוב מאוד לתאם ציפיות לגבי הלו"ז – לא רק תאריך התחלה ותאריך סיום אלה גם, ובעיקר, מה זמני התגובה בתוך הפרויקט. כמה זמן לוקח לי להגיב משפיע מאוד על ההתנהלות השוטפת. אם אני מגיב תוך שבוע לכל סבב תיקונים והלו"ז בנוי על תגובה של יומיים אז בממוצע של 10 תבניות כפול 2 סבבי תיקונים כפול 3 ימים נוספים הגענו לחודש איחור רק בגלל התנהלות שוטפת. בסופו של דבר אתם תגלגלו את האחריות הזו לחברת הפיתוח, להם לא יהיה מספיק זמן לפתח באיכות הרצויה וכל הפרויקט יעבור לשלב של כיבוי שריפות."
שי: "הניהול הפנימי משפיע מאוד על העמידה בלוחות הזמנים. אם מוודאים שכל צוות ההיגוי מיושר סביב התוצרים בזמנים קבועים זה יכול מאוד לעזור. למשל, דואגים לכנס את כולם בפגישה שבועית קבועה, לעבור יחד על התוצרים ולהעביר רשימה מרוכזת של הערות קונקרטיות."
מהנסיון שלכם, מה יכול לגרום לפרויקט להיסחב או להתנפח תקציבית?
בוריס: "לא פעם ראיתי בעלי עניין מדרג גבוה שלא רצו להיות מעורבים בתחילת הפרויקט, נכנסים אליו באמצע ומחזירים את התהליך אחורה כי התוצרים לא מצאו חן בעיניו. ניהול נכון של פרויקט מבחינתי, כולל את גיוס בעלי העניין הפנימיים ויצירת מחויבות לפרויקט מתחילתו. דבר נוסף הוא אנשים והתקשורת ביניהם. היכולת להעביר מסרים "טכנולוגיים" לאנשי השיווק ולהפך היא חלק מארגז הכלים של מנהל פרויקט טוב, שבסופו של דבר מנצח על כל המלאכה."
שי: "הרבה ספקים אוהבים לפזר הבטחות בשלב המכירה. ההבטחות האלו יכולות להפוך אותם למאוד אטרקטיביים בתחילה, אבל אם אי אפשר לעמוד מאחוריהן, גם אתם וגם הם הולכים לסבול. במקרה הזה תצטרכו להגן על שני הצדדים ולבדוק את הצעת המחיר שקיבלתם היטב. האם הספק הבין לעומק את תכולת הפרויקט? האם כל סעיף תומחר או שלאורך הדרך יתגלו סעיפים חדשים? כדאי לבחור בספק שכבר בנה אתרים דומים או עבור חברות דומות, כך תוכלו להיות רגועים שרוב הדרישות כבר מוכרות לו".
תנו לנו טיפ של אלופים שיעזור למנהלי שיווק לצלוח טוב יותר את הקמת האתר הבא שלהם
שי: "לבקש להיפגש עם מי שיעשה את הפרויקט בפועל. אנשי מכירות יודעים להציג פרויקטי עבר, אבל רק אנשי הביצוע בשטח יוכלו לספר לכם איך הם יפתרו את האתגרים בפרויקט שלכם."
בוריס: "לערב את ספק הפיתוח כמה שיותר מוקדם בתהליך. כך תקבלו זווית נוספת על הפרויקט כבר מתחילתו, וגם תצמצמו למינימום את השיח הטכנולוגי לגבי יכולת פיתוח של פיצ'רים או רמת מורכבות של הטמעת מודולים"
עם מה המשתתפים יצאו מהסדנה?
שי: "אני הולך לעשות סדר בשלב הראשוני של התהליך – שלב התכנון. כולם אומרים שצריך UX, אבל איך מוודאים שהוא תומך במטרות העסקיות והשיווקיות? איך גורמים ללקוחות להישאר, להתחבר ולספר לחברים? מה אנחנו רוצים שמבקרים באתר יעשו ואיך גורמים להם לעשות את זה? אחרי ההרצאה שלי המשתתפים ידעו לבחור את ספק ה-UX שמתאים להם בדיוק, להגדיר את היעדים העסקיים (KPI's) של האתר, להגדיר דרישות לספק ה-UX ולדעת איך לבחון את התוצרים."
בוריס: "בסדנה אני הולך לשתף המון טיפים על התהליכים שקורים במקביל ולפעמים שוכחים אותם. טיפים להתנהלות מול ספקים ואיך לבנות איתם את ההסכם בצורה כזו שמגינה עליהם ועליכם. מה האחריות של כל אחד מהצדדים בפרויקט ועוד. אני אדבר על תמהיל העלויות של פרויקט שכזה, על בניית תכנית עבודה מחוברת למציאות ועל רתימת אנשי המפתח להצלחת התהליך."
סדנת Digital Morning תתקיים ב-23.4 בין השעות 08:30-13:30, לחברי קהילת מנהלי שיווק מצייצים תינתן הנחה של כ 60%! (יש לציין בטופס הרישום "מנהלי שיווק מצייצים" בשם חברה)
